Caja
Es la cuenta que registra
todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques
que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una
cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o
vales que se encuentran en la Caja.
Dinámica
Débitos
Por las entradas de dinero
en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto, tanto en moneda
nacional como en moneda extranjera;Por los sobrantes en caja al
efectuar arqueos;
Por el mayor valor
resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del
mercado, y
Por el valor de la
constitución o incremento del fondo de caja menor.
Créditos
Por el valor de las
consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro;
Por el valor de la
negociación de divisas;
Por los faltantes en caja al
efectuar arqueos;
Por el menor valor
resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del
mercado;
Por la reducción o
cancelación del monto del fondo de caja menor, y
Por el valor de los pagos en
efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran.
DIFERENCIA ENTRE CAJA GENERAL Y CAJA MENOR
La caja menor es para los
gastos pequeños (artículos de librería, artículos de limpieza o refrigerios),
mientras que la caja general es para los gastos significativo (compra de mercaderías
o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de
terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor solo maneja efectivo nacional.
FONDO CAJA MENOR
Es un fondo que se crea en
las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como
responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos
pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el
desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la
constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos,
de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos,
se manejan por este fondo.
Qué es un arqueo de caja
El Arqueo de Caja consiste
en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y
por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para
saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
CONTABILIZACIÓN DE LOS SOBRANTES DE CAJA
Los sobrantes de caja, en lo
posible no deben presentarse, pues es necesario manejar un control estricto
haciendo arqueos de caja periódicos y sin previo aviso, para evitar mal manejo
del efectivo; pero cuando resultan estos
sobrantes, no siempre es por dinero que realmente sobra, puede darse el caso de
un cobro que se hizo de mas, por equivocación del cajero, un pago que no se canceló
en su totalidad, entonces se puede presentar una reclamación y se requiere ajustar los pagos y /o hacer la devolución
pertinente; por esta razón los sobrantes de caja deben registrarse como un
pasivo en una contingencia 263515,o la 238095 otros acreedores; que se
recomienda en la dinámica de la cuenta
en el puc y en el caso de pagos
incompletos hacer el respectivo ajuste al pago que debió hacerse, (proveedor,
acreedor o gasto); después de un tiempo prudencial, que no haya ocurrido
ninguna reclamación entonces se puede hacer el
ajustes correspondiente, llevando esta contingencia ala cuenta 4295 de
ingresos, debitando el pasivo que se había afectado. Si el sobrante es un valor muy pequeño es posible llevarlo directamente a la cuenta
de ingresos ya que no representa una
alteración significativa en los estados financieros, de la empresa.
CAJA ( ó Bancos ) 110505-111005 XXXX
Contingencia 263515
xxxx
Ó
CAJA ( ó Bancos ) 110505-111005 XXXX
OTROS INGRESOS Sobrantes de
caja menor 429553 XXXX
CONTABILIZACION DEL FALTANTE DE CAJA MENOR
En caso de existir un
faltante, se buscará la razón que lo justifique (un gasto, una consignación sin
registrar, para hacer el ajuste correspondiente, de no haber una justificación
se registra este valor en a cuenta 136530 como responsabilidades o cuenta por cobrar al empleado.
CTA POR COBRAR EMPLEADOS 1 36530 XXXX
CAJA 110505 XXXX
REPORTES DIARIOS Y CIERRE DE CAJA
Este reporte se genera al final del día o a
primera hora de la mañana para examinar
las notas crédito, débito y facturas generadas ese día; cuando el movimiento de la caja es la
actividad principal del negocio ( almacenes supermercados y comercio en
general)
Los cierres de caja se hacen
para registrar el dinero que se ha recaudado
desde el último cierre que se haya
hecho. Dependiendo del movimiento de la caja, es recomendable hacer
cierres de caja diario, o puede darse por cambios de turnos y entregar la caja
cuadrada a quien recibe.
En el informe de cierre
debemos consignar información como fecha y hora de apertura, fecha y hora de
cierre, número de movimientos
Cuando hagamos un cierre de
caja se tendrán en cuenta los movimientos realizados desde el último cierre
o saldo anterior que es el dinero que
quedó en el último cierre, dinero que se
dejará para cambio. Las entradas, es
decir, dinero que ha entrado en caja a
través de registradora o movimientos de entrada manuales. Las Salidas
que es el equivalente a los dineros que han salido por movimientos de
caja. El valor de la caja donde muestra
el resultado de las entradas menos las salidas, es decir el dinero que
realmente hemos recaudado en caja. Y por
último, el saldo actual, que es la suma del saldo anterior del último
cierre más el saldo de lo recaudado en caja.
CONTROL DEL EFECTIVO
Se entiende por efectivo:
monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.
El efectivo es el más
corriente y liquido de todos los activos.
RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO
Evitar pérdidas por
concepto de fraudes o robos,
Garantizar la exactitud
contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
Mantener el saldo
suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
Evitar mantener cifras
grandes de dinero ocioso.
CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO
Custodia de los activos
separados del registro de transacciones.
La función de registro debe
estar subdividida en varios empleados.
CARACTERÍSTICAS
Existencia de un Plan de
Organización.
Existencia de Políticas y
Procedimientos integrados
Personal adecuado
Ejecución adecuada a los
procedimientos
OBJETIVOS
1. Que todos los ingresos
sean depositados integra y oportunamente. 100% al día siguiente a más tardar)
2. Arqueos sorpresivos. (Por
personal ajeno)
3. Que todos los egresos se
cancelen con cheque.
4. Asignación de un Fondo
Fijo adecuado.
5. Que todos los ingresos
que debieran recibirse efectivamente se
reciban.
6. Que existan formularios pre
numerados para Ingresos y Egresos.
7. Que exista un Plan de
Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos.
8. Que exista un sistema de
autorización de Egresos.
Situaciones que pueden
presentarse para encubrir fondos:
1. Cancelar gastos ficticios
Contabilizar y pagar
facturas falsas
Contabilizar y pagar
duplicados de documentos
2. Postergar depósitos.
3. Adulterar documentos
corrigiendo cifras.
4. Adulterar la suma de los
reembolsos de Fondos Fijos.
5. Cuando se utiliza dinero
de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y
retirando la diferencia.
6. Adulterar depósitos y
alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
7. Adulterar boletas de
depósito y notas de débito bancario (cargos) por sumas equivalentes.
Reembolso de caja menor
Las empresas que han creado
un fondo de caja menor, una vez se agotan los recursos o dineros asignados al
fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto
es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto
inicialmente asignado.
Cada empresa define el
procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a
utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos
realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los
que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e
incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.
4. AUMENTO O DISMINUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
En muchas ocasiones se
presentan demasiados desembolso, lo que complica el manejo contable, para
subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo
de 2 veces al mes; también se presenta el caso contrario y entonces se debe
disminuir el fondo.
Para aumentar la Caja Menor se hace el siguiente registro
contable
Código Cuenta
Débito Crédito
110510 CAJAS MENORES XXXXXX
111005/110505 BANCOS /
CAJAGENERAL XXXXXX
Para disminuir la Caja Menor se hace el siguiente
registro contable
Código Cuenta
Débito Crédito
110505 CAJA GENERAL XXXXXX
110510 CAJAS MENORES XXXXXX
